4 Tipps: Einkaufs- und Prozesskosten optimieren in der Hotellerie

Einkaufskosten Hotellerie: Steigende Einkaufspreise setzen Hotels zunehmend unter Druck. Jochen Oehler, CEO von progros, erklärt vier Strategien, mit denen Hoteliers Kosten senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit stärken können.

Für Hoteliers wird es angesichts steigender Einkaufspreise immer schwerer, rentable Erträge zu erzielen. Meist bietet jedoch die Kostenseite noch Potenzial, um enger werdende Gewinnmargen aufzuweiten. Jochen Oehler, CEO der progros, Autor des Managementbuches „Macht Einkauf“ und Branchenexperte für Optimierungsstrategien entlang der gesamten Supply Chain eines Hotels, verrät seine vier besten Tipps zum Kostenoptimieren im Einkauf. „Der größte Gegner der Kosteneffizienz ist die Gewohnheit: Wir sehen in allen uns aktuell bekannten Fällen, dass Warenkörbe über die Zeit ungesteuert wachsen und Hotels mehr Produkte bei Lieferanten kaufen als nötig. Teilweise kaufen sie drei bis vier Produkte eines Typs von verschiedenen Herstellern bei einem Lieferanten, obwohl ein einziges Produkt dieses Typs ausreichen würde.“

Einkaufskosten Hotellerie durch Ausschreibungen reduzieren

Einkaufs-Tipp 1: Ausschreibungen. Um Kosten nachhaltig zu optimieren und gleichzeitig eine bestmögliche Zuverlässigkeit sowie Planbarkeit zu erreichen, sind Ausschreibungen wirkungsvoller als die weit verbreiteten oberflächlichen Schnell-Preisvergleiche. Mehr als 70 Prozent der Hotels führen mindestens einmal jährlich Preisvergleiche durch, professionelle und umfassende Ausschreibungen liegen dagegen nur knapp über 20 Prozent. Das ist ein Fehler. Denn bei Ausschreibungen analysieren Hotels das komplette Warensortiment inklusive aller Rahmenfaktoren wie Preise und Konditionen. Daraus entsteht ein Re-Design des Warenkorbs pro Sortiment. So können Hotels Kosten nachhaltig optimieren und gleichzeitig Food Waste sowie Entsorgungskosten reduzieren.

Transparenz schaffen und Konditionen definieren

Einkaufs-Tipp 2: Konditionen definieren. Für mehr Transparenz nach innen und nach außen sorgt das Definieren von Konditionen. Dadurch lassen sich Gewohnheits-Kostenfresser erkennen und bekämpfen. Konditionselemente sind neben den späteren Preisen beispielsweise Zahlungs- und Lieferbedingungen, Rückvergütungen, Rabatte, Penalties bei Fehllieferungen, Listungsgebühren, Schulungen oder der Wunsch, Artikeldaten für das hoteleigene E-Procurement-System digital zu übermitteln. Gleiches gilt für digitale Rechnungen. Bei einem hohen Digitalisierungsgrad gleichen Systeme Bestell-, Liefer- und Rechnungswerte vollautomatisch ab und geben Rechnungen sachlich frei, sodass Mitarbeitende diese nicht mehr manuell prüfen müssen.

Einkaufskosten Hotellerie durch klare Verantwortlichkeiten senken

Einkaufs-Tipp 3: Fachliches und Kaufmännisches trennen. In der Hotellerie übernimmt der Bedarfsträger den operativen Einkauf häufig selbst, beispielsweise der Abteilungsleiter eines Bereichs. In der Küche liegt dieser Wert sogar bei 77 Prozent. Dies kann jedoch zu Befangenheiten führen, die emotionale Aspekte vor die Effizienz stellen. Daher empfiehlt es sich, dass der Bedarfsträger den konkreten fachlichen Bedarf definiert, während Controlling oder Finance die wirtschaftlichen Parameter, Ausschreibungen und Verhandlungen in enger Abstimmung mit der Fachabteilung federführend übernehmen.

Strategisches Kostenmanagement im Hotel etablieren

Einkaufs-Tipp 4: Strategisch steuern. Von Vorteil ist es außerdem, eine Person im Unternehmen festzulegen, die sich abteilungsübergreifend um Kosten- und Supply-Chain-Management kümmert. Überlässt ein Hotel das Beschaffungsmanagement jeder Abteilung selbst, sinken die Gesamt-Einkaufskosten nur selten. Eine zentral verantwortliche Stelle kann dagegen strategisch festlegen, wie Produkt- und Qualitätsvorstellungen, Ausschreibungen, Verhandlungen, Vergleiche, Auftragsvergaben, Bestellungen, Warenmanagement sowie das laufende Controlling im gesamten Betrieb umgesetzt werden.