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Der moderne Kassenkampf -Teil 2

Moderne Kassensysteme

Das Jahresende – und die damit verbundenen Gesetzesänderungen der Kassensysteme – rücken immer näher. Die Umrüstung der vorhandenen Registrierkasse wird ordentlich zu Buche schlagen und so wirklich zufrieden ist man mit dem ganzen System ohnehin nicht, aber eine andere Alternative gibt es halt nicht?! Weit gefehlt! Der Markt für gastronomietaugliche Kassen ist gigantisch groß. Doch welche Unterschiede in den Kassensystemen gibt es und für wen ist was geeignet?

Das Gastronomie-Journal hat sich auf die Suche gemacht und bringt Licht ins Dunkel.

Offenen und geschlossene Kassensysteme – die Klassiker der Kassenwelt

Moderne Kassensysteme
Tablets bilden moderne Kassensysteme

Bislang teilte sich das Mysterium Kasse in zwei große Gruppen auf: Die geschlossenen und die offenen Kassensysteme.

Bei einer Kasse mit „offenem System“ sind Hardware (in der Regel PC-kompatibel) und Software zwei von einander getrennte Systeme und können beliebig miteinander kombiniert werden. Der große Vorteil dabei ist, dass Hard- und Software von einander unabhängig sind und relativ problemlos verändert oder ausgetauscht werden können. Leider führt eben jene Flexibilität relativ häufig zu Fehlern. Zudem kann es durch die Standard-Betriebssyteme schneller zu Sicherheitslücken kommen.

Im Gegensatz dazu stehen die „geschlossenen Systeme“ – die Kassensoftware ist speziell auf die Hardware zugeschnitten. Dadurch ist die Fehleranfälligkeit sehr gering und die Datensicherheit hoch. Allerdings ist man weniger flexibel, da Hard- und Software vom gleichen Anbieter bezogen werden müssen.

Beide Systeme sind PC-basiert, erfordern in der Regel einen hohen Anfangsinvest und eine umfangreiche Einarbeitung in das System. Darüber hinaus müssen die nun fälligen Updates von einem Techniker vor Ort durchgeführt werden, wodurch technische Neuerungen meist recht kostspielig sind. Eine Vernetzung von verschiedenen Kassen und Systemen miteinander – beispielsweise in verschiedenen Filialen – ist zudem aufwändig.

Touchscreens – die Trendsetter der Kassenwelt

Ob Smartphone, Tablet, Fernbedienung oder Navi: Der Touchscreen ist aus dem Alltag kaum noch wegzudenken. Doch was ist mit der Gastronomie? Hier scheinen die intuitiven, flexiblen und schicken Helfer nur langsam Fuß zu fassen.  Dabei gibt es eine Vielzahl von Herstellern und Systemen, die den Kassenkampf revolutionieren könnten.

Ein iPad als stationäre Kasse und mit dem iPhone oder iPod die Bestellung am Tisch aufnehmen, direkt in die Küche und zur Kasse schicken – das kann das neue Kassensystem „HelloTESS“. Alle Daten liegen in einer Cloud, so kann von überall auf sie zugegriffen werden. Perfekt also für den Systemgastronomen mit mehreren Filialen. HelloTESS bietet zudem ein effizienteres Arbeiten, da  Wareneinsatz, Produktivität oder Personalkosten direkt eingesehen werden können. Außerdem lassen sich Ladenhüter identifizieren und gegebenenfalls eliminieren, um so den Gewinn zu steigern. HelloTESS ist auch offline anwendbar und voll funktionsfähig.

Aber auch andere Hersteller wie Gastrofix punkten mit zeitgemäßem Hightech-Service am Tisch und DATEV-Schnittstelle, die die Datenübermittlung an den Steuerberater kinderleicht macht. Zudem bietet der Hersteller auch die Ausstattung mit passenden Bondruckern, W-LAN Routern und vielem mehr. Die Anzahl der stationären Kassen, Bestellterminals etc. kann jederzeit verändert und an die jeweiligen Bedürfnisse angepasst werden.

Der Softwarehersteller OctoPOS punktet zudem mit umfangreichen Funktionen wie dem Anlegen von Kundenkonten oder der Zuteilung von verschiedenen Nutzerrechten.

Mit Blick auf die kommenden Gesetzesänderungen zeigen sich die modernen Kassen mit Online-Anbindung ebenfalls von Vorteil. Mit nur wenigen Klicks können alle erforderlichen Updates selbstständig und kostengünstig getätigt werden und die Anschaffungskosten eines solchen Systems liegen weit unter denen einer konventionellen Registrierkasse.

Für wen eignet sich welches Kassensystem?

Auf Grund der Flexibilität, was die Art und Anzahl der Geräte betrifft, eignen sich die neuen Tablet-basierten Kassensysteme grundsätzlich für jeden Gastronomiebetrieb. Besonders die Systemgastronomie, Franchise- und Filialbetriebe profitieren von den zahlreichen Onlinefunktionen, die über viele Standorte hinweg nutzbar sind. Auch Gastronomen, die ein eher jüngeres Publikum ansprechen, punkten mit der hippen Art des Services. Durch die direkte Übermittlung der Bestellung in die Küche werden Laufwege verkürzt und Zeit eingespart – dies ist gerade in großen Lokalitäten von Bedeutung und kommt den Gäste zu Gute. Zudem lassen sich steuerrelevante Informationen einfach sammeln und schnell weitergeben.

Die konventionellen Registrierkassen eignen sich vor allem für kleinere Gastronomiebetriebe, die über kurze Wege und relativ wenige Mitarbeiter verfügen. Die Anschaffung eines neuen Kassensystems, wenngleich es auch relativ kostengünstig ist, könnte eine große finanzielle Belastung sein. Wichtig ist aber, dass die Kasse sorgsam geführt wird und die nötigen Unterlagen und Informationen dem Steuerberater und den Behörden pünktlich zur Verfügung gestellt werden.

Für welches Kassensystem sich die Gastronomen letztendlich auch entscheiden, wichtig ist, dass es ab dem kommenden Jahr GoBD-/GDPdU-konform ist, sonst droht ein ordentliches Bußgeld. Mehr dazu in Teil 1 des Kassenkampfs.

Weitere Informationen gibt es hier: HelloTESS ; Gastrofix ; OctoPOS